WG-Auszug abrechnen: Kaution, Nebenkosten und gemeinsame Möbel

Jana zieht Ende Oktober aus der Dreier-WG aus. Sie hat vor drei Jahren 900 Euro Kaution überwiesen, ein Drittel von Waschmaschine, Sofa und Küchenzeile bezahlt und im Oktober noch den Stromabschlag ausgelegt. Am Umzugstag fragt sie, wann das Geld zurückkommt. Die Antwort ist unangenehm: vom Vermieter gar nicht, jedenfalls nicht jetzt.

Dieser Artikel zeigt, wie der Auszug aus einer WG tatsächlich abgerechnet wird: warum die Kaution beim Vermieter liegen bleibt, wer den Anteil stattdessen auszahlt, wie gemeinsame Anschaffungen bewertet werden, was für die Nebenkostenabrechnung zurückgehalten gehört und welche Unterschrift darüber entscheidet, ob die Haftung mit dem Umzugswagen mitfährt.

Die kurze Antwort

Beim Auszug einer Person aus einer WG mit gemeinsamem Mietvertrag zahlt der Vermieter nichts aus. Abgerechnet wird intern: Der Nachmieter zahlt der ausziehenden Person den Kautionsanteil und den Zeitwert ihres Anteils an den gemeinsamen Anschaffungen, ein Teil davon bleibt als Rücklage für die spätere Nebenkostenabrechnung liegen, und der Vermieter entlässt die Person per Nachtrag aus dem Vertrag.

Die fünf Posten, aus denen die Abrechnung besteht:

Die vier Regeln, an denen sich alles entscheidet:

1. Die Kaution kommt vom Nachmieter, nicht vom Vermieter. Wer darauf wartet, dass der Vermieter beim Auszug einer Person auszahlt, wartet bis zum Ende des ganzen Mietverhältnisses.
2. Gemeinsame Sachen werden zum Zeitwert abgerechnet. Der Kaufpreis von vor vier Jahren ist kein Maßstab, die Nutzung war real.
3. Ohne Nachtrag zum Mietvertrag bleibt die Haftung. Der Umzug beendet das Mietverhältnis nicht, die Unterschrift des Vermieters tut es.
4. Ein Teil des Geldes bleibt bis zur Nebenkostenabrechnung liegen. Die kommt Monate später, und bis dahin ist die ausgezogene Person schwer erreichbar.

Was beim WG-Auszug überhaupt abgerechnet wird

Beim Auszug laufen zwei Abrechnungen parallel, und die meisten Streitfälle entstehen, weil sie durcheinandergeraten.

Die Abrechnung mit dem Vermieter betrifft die Wohnung als Ganzes: Miete, Kaution, Nebenkosten, Schäden. Wer darin auftaucht, hängt allein vom Mietvertrag ab.

Die Abrechnung innerhalb der WG betrifft alles, was die Mitbewohner untereinander geregelt haben: Möbel, Haushaltskasse, ausgelegte Rechnungen, Abos. Damit hat der Vermieter nichts zu tun, und genau deshalb steht dazu auch nichts im Mietvertrag.

Welche der beiden Abrechnungen für die Kaution zuständig ist, entscheidet die Vertragsform:

Der gemeinsame Mietvertrag ist in klassischen WGs der Normalfall und der einzige, bei dem es kompliziert wird. Einzelverträge gibt es vor allem bei Studierendenwohnheimen und gewerblichen Anbietern, dort ist der Auszug eine reine Sache zwischen Mieter und Vermieter.

Die Kaution: warum der Vermieter nichts auszahlt

Die Kaution sichert das Mietverhältnis ab, nicht die einzelne Person. Solange der Vertrag läuft, hat der Vermieter keinen Grund und keine Pflicht, einen Teil davon herauszugeben. Bei einer WG, die seit acht Jahren besteht und in der alle zwei Jahre jemand wechselt, liegt dieselbe Kaution über die ganze Zeit unangetastet auf dem Kautionskonto.

Die Höhe ist gesetzlich gedeckelt: Bei Wohnraum darf die Kaution höchstens drei Kaltmieten betragen und darf vom Mieter in drei Raten gezahlt werden. In der Praxis sind zwei Kaltmieten am häufigsten.

Daraus folgt der Mechanismus, der die ganze Abrechnung trägt: Der Kautionsanteil wird durchgereicht. Die neue Person zahlt der ausziehenden Person genau den Betrag, den diese damals eingezahlt hat. Auf dem Kautionskonto ändert sich nichts, im Mietvertrag ändert sich der Name, und das Geld wechselt einmal zwischen zwei Privatpersonen den Besitzer.

Zwei Dinge gehören dazu schriftlich festgehalten, am besten in derselben Nachricht, in der der Betrag genannt wird: wie hoch der Anteil ist und wann er fließt. Üblich ist die Zahlung am Übergabetag oder wenige Tage vorher, gegen eine kurze Quittung. Wer den Anteil erst nach dem Umzug überweisen will, sollte wissen, dass er damit in genau die Situation gerät, die Geld von Freunden zurückfordern, ohne dass es awkward wird beschreibt.

Wenn es keinen Nachmieter gibt, gibt es niemanden, der einzahlt. Dann bleiben drei Möglichkeiten: Die verbleibenden Mitbewohner übernehmen den Anteil, sie zahlen ihn in Raten ab, oder die ausgezogene Person wartet bis zum Ende des Mietverhältnisses. Die dritte Variante ist rechtlich sauber und praktisch die schlechteste, weil sie unbegrenzt lange dauern kann. Das Thema gehört deshalb in die WG-Vereinbarung, bevor jemand auszieht, und nicht in die Woche davor.

Ohne Nachtrag zum Mietvertrag fährt die Haftung mit

Das ist der teuerste Punkt des ganzen Artikels, und er hat mit Geld zwischen Mitbewohnern gar nichts zu tun.

Wer in einem gemeinsamen Mietvertrag steht, haftet gesamtschuldnerisch. Der Vermieter kann sich die volle Miete bei einer beliebigen der eingetragenen Personen holen, nicht nur deren rechnerischen Anteil. Solange ein Name im Vertrag steht, gilt das weiter, unabhängig davon, wo die Person wohnt. Der Umzug beendet nichts.

Was den Auszug tatsächlich beendet, ist ein schriftlicher Nachtrag zum Mietvertrag: Der Vermieter entlässt die ausziehende Person und nimmt die neue auf. Alle Beteiligten unterschreiben, auch die Mitbewohner, die bleiben. Vorher sollte niemand den Kautionsanteil auszahlen und niemand den Schlüssel abgeben.

Zwei Nebenfolgen sind wichtig:

Der Vermieter muss nicht automatisch zustimmen. Viele WG-Mietverträge enthalten eine Austauschklausel, die den Wechsel von Mitbewohnern ausdrücklich erlaubt. Steht so eine Klausel nicht drin, ist der Wechsel Verhandlungssache, und in der Praxis entscheidet fast immer, ob der vorgeschlagene Nachmieter solvent wirkt. Fragt früh, nicht drei Wochen vor dem Umzug.

Eine einzelne Person kann einen gemeinsamen Vertrag nicht allein kündigen. Eine Kündigung wirkt nur, wenn alle Mieter sie aussprechen. Wer allein auszieht, braucht daher den Nachtrag und nicht die Kündigung.

Gemeinsame Anschaffungen: Zeitwert statt Kaufpreis

Waschmaschine, Sofa, Küchenzeile, Staubsauger, Router: In fast jeder WG steht Zeug herum, das mehrere Leute gemeinsam bezahlt haben. Wer auszieht, will seinen Anteil, und alle drei üblichen Antworten sind vertretbar.

Verkaufen und den Erlös teilen. Nur sinnvoll, wenn die ganze WG aufgelöst wird. Zieht eine Person aus, kann sie schlecht die halbe Küche mitnehmen.

Auszahlung zum Zeitwert. Der Normalfall. Die verbleibenden Mitbewohner oder der Nachmieter kaufen den Anteil zum heutigen Wert ab.

Der Anteil verfällt. Für Kleinkram unter etwa 30 Euro pro Person die pragmatischste Lösung, solange sie vorher vereinbart war und nicht am Umzugstag erfunden wird.

Der Zeitwert lässt sich ohne Diskussion ausrechnen, wenn ihr euch auf eine Nutzungsdauer einigt:

Zeitwert = Kaufpreis × Restnutzungsdauer ÷ Nutzungsdauer

Die Restnutzungsdauer ist die Nutzungsdauer abzüglich des bisherigen Alters. Eine vier Jahre alte Waschmaschine mit zehn Jahren Nutzungsdauer hat also noch sechs Jahre vor sich und behält sechs Zehntel ihres Kaufpreises.

Richtwerte für die Nutzungsdauer, angelehnt an das, was im Mietrecht für Einrichtungsgegenstände üblich ist:

Der Abschlag fühlt sich beim Ausziehen nach Verlust an, ist aber keiner: Die Differenz zwischen Kaufpreis und Zeitwert ist genau der Anteil des Geräts, den die Person selbst verbraucht hat. Wer drei Jahre lang die Waschmaschine benutzt hat, hat drei Jahre Waschmaschine gekauft.

Macht die Liste, bevor die Kartons gepackt sind. Gegenstand, Kaufjahr, Kaufpreis, wie viele Leute bezahlt haben. Nach dem Auszug erinnert sich niemand mehr daran, ob das Sofa 550 oder 700 Euro gekostet hat, und die Rechnung ist ohnehin weg. Wer Anschaffungen von Anfang an in derselben Liste führt wie den Wocheneinkauf, hat diese Zahlen automatisch. Wie so eine laufende Abrechnung in der WG aussieht, steht in WG-Kosten fair aufteilen: 7 Tipps, die wirklich funktionieren.

Beispielrechnung: Dreier-WG, eine Person zieht aus

Lea, Mo und Jana wohnen seit drei Jahren zusammen. Kaltmiete 1.350 Euro, Kaution zwei Kaltmieten, also 2.700 Euro, von jeder Person 900 Euro eingezahlt. Jana zieht zum 31. Oktober aus, Tim zieht zum 1. November ein und übernimmt das Zimmer.

Schritt 1: Der Kautionsanteil.

Auf dem Kautionskonto des Vermieters bleiben die 2.700 Euro liegen. Tim zahlt Jana ihre 900 Euro. Der Nachtrag zum Mietvertrag wird am 20. Oktober von allen vieren und dem Vermieter unterschrieben.

Schritt 2: Die gemeinsamen Anschaffungen.

Jana hat beim Kauf 760 Euro beigetragen und bekommt 556 Euro. Die Differenz von 204 Euro ist der Wert, den sie in drei Jahren selbst genutzt hat.

Schritt 3: Der letzte gemeinsame Monat.

Im Oktober wohnen noch alle drei zusammen. Drei Ausgaben sind offen:

222 Euro durch drei sind 74 Euro pro Person. Daraus ergeben sich die Salden:

Mo und Lea überweisen zusammen 31 Euro an Jana. Wie sich solche Salden mit möglichst wenigen Überweisungen auflösen, steht ausführlich in Wer schuldet wem was? Schulden in der Gruppe einfach berechnen, und für eine schnelle Rechnung gibt es den Schuldenrechner: Wer schuldet wem was in der Gruppe?.

Schritt 4: Die Rücklage.

Die Nebenkostenabrechnung für das laufende Jahr kommt erst im nächsten Herbst. Im Vorjahr lag die Nachzahlung für die ganze Wohnung bei 480 Euro. Die WG behält deshalb 250 Euro von Janas Auszahlung ein, bis die Abrechnung da ist.

Die Abrechnung am Übergabetag:

Tim überweist 1.206 Euro an Jana und 250 Euro auf das WG-Konto, Mo und Lea zusammen 31 Euro an Jana.

Schritt 5: Ein Jahr später.

Im Oktober des Folgejahres kommt die Nebenkostenabrechnung: 540 Euro Nachzahlung für die Wohnung, also 180 Euro pro Zimmer. Jana hat zehn der zwölf Abrechnungsmonate in der Wohnung gewohnt, Tim zwei.

• Janas Anteil: 180,00 € × 10/12 = 150,00 €
• Tims Anteil: 180,00 € × 2/12 = 30,00 €

Von der Rücklage gehen 150 Euro an die WG, 100 Euro zurück an Jana. Damit ist der Auszug elf Monate nach dem Umzugstag vollständig abgerechnet.

Wie die Abrechnung selbst geprüft und auf die Zimmer verteilt wird, steht Schritt für Schritt in WG-Nebenkostenabrechnung: Schritt für Schritt erklärt.

Die falsche Rechnung zum Vergleich: Jana verlangt am Umzugstag 900 Euro Kaution vom Vermieter (bekommt nichts), 760 Euro für die Möbel (ihren vollen Kaufpreisanteil, obwohl sie drei Jahre genutzt wurden) und nichts wird für die Nebenkosten zurückgehalten. Ein Jahr später hat sie eine neue Nummer, und die 150 Euro bleiben bei Lea und Mo hängen. Alle drei Posten sind vermeidbar, und alle drei kommen ständig vor.

Verträge, Zähler und Schlüssel: die Liste für den Übergabetag

Die Geldposten sind das eine, die laufenden Verträge das andere. Hängen bleiben sie fast immer an der Person, die ausgezogen ist.

Zählerstände ablesen und fotografieren. Strom, Gas, Wasser, mit Datum. Der Stromvertrag läuft in den meisten WGs auf eine Privatperson und nicht über den Vermieter. Zieht diese Person aus, muss der Vertrag umgeschrieben oder neu abgeschlossen werden, und der Stand am Stichtag ist die Grundlage der Schlussrechnung.

Den Rundfunkbeitrag ummelden. Der Beitrag wird pro Wohnung erhoben und nicht pro Person, also ist genau eine Person angemeldet. Zieht sie aus und meldet sich ab, ohne dass jemand anderes sich anmeldet, bekommt die Wohnung ein paar Monate später Post. Warum der Rundfunkbeitrag einer der drei am häufigsten vergessenen Posten in einer WG ist, steht in Was kostet eine WG im Monat? Realistisch kalkulieren.

Internet, Versicherungen und Abos umschreiben. Wer den Vertrag behält, hängt weiter in der Zahlungspflicht. Geteilte Abos sind der Klassiker: Die ausziehende Person zahlt weiter für einen Familientarif, den sie nach dem Auszug oft gar nicht mehr nutzen darf. Welche Tarife einen gemeinsamen Haushalt voraussetzen und welche nicht, steht in Abo teilen: Streaming, Cloud und Familientarife fair abrechnen.

Ein internes Übergabeprotokoll schreiben. Nicht das mit dem Vermieter, sondern eine Notiz zwischen euch: Zählerstände, Zustand des Zimmers, übernommene Möbel mit Zeitwert, offene Beträge, wer welchen Vertrag übernimmt, neue Adresse und Kontaktdaten. Zehn Minuten Aufwand, und sie entscheiden darüber, ob die Nebenkostenabrechnung in einem Jahr eine Rechenaufgabe oder eine Suchaktion ist.

Kontaktdaten aufbewahren. Das ist keine Formalie. Der wichtigste Posten der ganzen Abrechnung kommt erst Monate nach dem Auszug.

Sonderfälle

Die ganze WG löst sich auf. Dann fällt das Durchreichen weg: Der Vermieter rechnet die Kaution nach dem Ende des Mietverhältnisses ab und zahlt den Rest aus, üblicherweise an alle gemeinsam oder an eine benannte Person. Er darf einen Teil einbehalten, bis die letzte Nebenkostenabrechnung vorliegt. Verteilt wird der ausgezahlte Betrag intern in demselben Verhältnis, in dem eingezahlt wurde. Gemeinsame Möbel werden verkauft und der Erlös nach Anteilen geteilt, oder eine Person übernimmt sie zum Zeitwert.

Untermiete. Hier ist die Hauptmieterin die Vertragspartnerin des Untermieters. Sie hat die Kaution bekommen, also zahlt sie sie zurück, und zwar unabhängig davon, ob sie selbst vom Vermieter schon etwas gesehen hat. Auch sie darf einen angemessenen Teil bis zur Nebenkostenabrechnung einbehalten.

Schäden und Schönheitsreparaturen. Was eine Person selbst kaputt gemacht hat, zahlt sie selbst, und zwar beim Auszug und nicht aus der gemeinsamen Kasse. Was allgemeine Abnutzung ist, gehört nicht in die Auszugsabrechnung: Dafür ist die Miete da. Die Grenze zwischen beidem sorgt regelmäßig für Streit, deshalb gehört der Zustand des Zimmers mit Fotos ins interne Übergabeprotokoll.

Jemand zieht überstürzt aus. Streit, Trennung, ein Job in einer anderen Stadt: Manchmal ist die Person weg, bevor irgendetwas geklärt ist. Dann gilt die Reihenfolge trotzdem, nur schriftlich und mit Frist. Zuerst die Zahlen zusammenstellen, dann einen konkreten Betrag mit Aufstellung schicken, dann eine Zahlungsfrist nennen. Wie sich größere offene Beträge unter Freunden sauber führen lassen, steht in Schulden unter Freunden regeln: geliehen, ausgelegt, vergessen.

Der Nachmieter will den Möbelanteil nicht kaufen. Sein gutes Recht: Er hat nichts unterschrieben. Dann zahlen die verbleibenden Mitbewohner den Anteil, oder die ausziehende Person nimmt die Sachen mit, was bei einer Küchenzeile nicht geht und bei einem Sofa selten gewollt ist. Praktisch löst sich das fast immer durch einen Abschlag auf den Zeitwert. Wichtig ist nur, dass die Frage vor der Zusage an den Nachmieter gestellt wird.

Fünf Fehler beim WG-Auszug

Den Schlüssel abgeben, bevor der Nachtrag unterschrieben ist. Damit ist die Person faktisch draußen und vertraglich drin. Die Reihenfolge ist immer: Nachtrag, Geld, Schlüssel.

Die Kaution beim Vermieter einfordern. Kostet nur Zeit und vergiftet das Verhältnis zum Vermieter, den die WG beim nächsten Wechsel wieder braucht.

Den vollen Kaufpreis für Möbel verlangen. Der häufigste Konflikt am Umzugstag, und er ist vermeidbar, weil die Zeitwertformel objektiv ist. Rechnet sie gemeinsam durch, bevor über Beträge geredet wird.

Nichts für die Nebenkostenabrechnung zurückhalten. Die Nachzahlung kommt sicher, die ausgezogene Person ist dann oft nicht mehr greifbar, und der Betrag landet bei denen, die geblieben sind.

Die letzten gemeinsamen Wochen nicht mehr aufschreiben. In den zwei Wochen vor einem Umzug läuft die Buchführung einer WG regelmäßig aus dem Ruder, obwohl genau dann noch Stromabschlag, Einkäufe und die letzte Rechnung bezahlt werden. Diese Beträge gehören in denselben Saldo wie der Rest des Jahres.

Fazit

Ein WG-Auszug ist kein Rechenproblem, sondern ein Reihenfolgeproblem. Die Zahlen selbst sind einfach: ein Kautionsanteil, der durchgereicht wird, ein Zeitwert, der sich aus einer Formel ergibt, ein Monatssaldo und eine Rücklage.

Was schiefgeht, geht in der Reihenfolge schief. Der Nachtrag zum Mietvertrag gehört vor die Schlüsselübergabe, die Liste der gemeinsamen Anschaffungen vor den Umzugstag, die Rücklage vor die Auszahlung und die neue Adresse in die Notizen, bevor sie jemand braucht. Wer das in dieser Reihenfolge macht, schließt den Auszug mit der Nebenkostenabrechnung ein Jahr später sauber ab, und niemand muss eine alte Handynummer ausprobieren.

Und wer die laufenden Ausgaben der WG ohnehin gemeinsam festhält, hat die Hälfte der Auszugsabrechnung schon fertig, bevor der erste Karton gepackt ist. Genau dafür ist Schuldnix gebaut: gemeinsame Ausgaben eintragen, Anschaffungen mit Datum und Betrag dokumentieren, und am Ende zeigt die Gruppe, wer wem was schuldet, ohne dass jemand alte Kontoauszüge durchsuchen muss.