WG-Nebenkostenabrechnung: Schritt für Schritt erklärt
Nachzahlung in der WG? So prüft ihr die Nebenkostenabrechnung, klärt welche Kosten umlagefähig sind und teilt den Betrag fair unter allen Mitbewohnern auf.
Einmal im Jahr flattert sie in den Briefkasten: die Nebenkostenabrechnung. In einer WG bedeutet das oft erst Ratlosigkeit und dann eine Nachzahlung von ein paar Hundert Euro, die irgendwie auf alle verteilt werden muss. Wer zahlt wie viel? Und ist die Abrechnung überhaupt korrekt?
Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie ihr die Abrechnung prüft, welche Kosten der Vermieter überhaupt umlegen darf und wie ihr den Betrag am Ende fair unter allen Mitbewohnern aufteilt.
Die kurze Antwort
In den meisten WGs gibt es einen Mietvertrag für die ganze Wohnung, also bekommt die WG eine einzige Nebenkostenabrechnung vom Vermieter. Prüft zuerst, ob die Abrechnung fristgerecht kam, ob nur umlagefähige Kosten enthalten sind und ob eure Vorauszahlungen richtig abgezogen wurden. Den Betrag, der unterm Strich steht, also die Nachzahlung oder das Guthaben, teilt ihr dann intern auf, in der Regel nach demselben Schlüssel wie die Miete: gleichmäßig pro Kopf oder nach Zimmergröße. Wer nur einen Teil des Jahres in der WG gewohnt hat, zahlt anteilig nach Wohnmonaten.
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkostenabrechnung, juristisch korrekt Betriebskostenabrechnung, ist die jährliche Abrechnung der laufenden Kosten, die für die Wohnung anfallen und die der Vermieter auf die Mieter umlegt. Dazu zählen zum Beispiel Wasser, Heizung, Müllabfuhr und Hausreinigung.
Jeden Monat zahlt ihr mit der Miete eine Vorauszahlung auf diese Kosten. Einmal im Jahr stellt der Vermieter die tatsächlich angefallenen Kosten gegenüber. Liegen sie höher als eure Vorauszahlungen, gibt es eine Nachzahlung. Liegen sie niedriger, bekommt ihr ein Guthaben zurück.
Wichtig zu wissen: Der Vermieter hat nach Ende des Abrechnungszeitraums zwölf Monate Zeit, euch die Abrechnung zuzustellen. Kommt sie später, kann er eine Nachzahlung normalerweise nicht mehr verlangen. Ein Guthaben muss er euch dagegen trotzdem auszahlen (§ 556 BGB).
Kalte und warme Nebenkosten
Im Alltag wird zwischen kalten und warmen Nebenkosten unterschieden:
- Kalte Nebenkosten sind alle Betriebskosten außer Heizung und Warmwasser, zum Beispiel Wasser, Müll, Grundsteuer oder Gebäudeversicherung.
- Warme Nebenkosten sind die Kosten für Heizung und Warmwasser. Sie müssen laut Heizkostenverordnung zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Wohnfläche.
Für eine WG ist dieser Unterschied vor allem dann wichtig, wenn ihr intern überlegt, ob ihr die Heizkosten gleichmäßig oder nach Verbrauch teilt.
Welche Kosten darf der Vermieter umlegen?
Nicht jede Ausgabe des Vermieters darf in der Abrechnung landen. Umlagefähig sind nur die Betriebskosten, die in der Betriebskostenverordnung aufgezählt sind. Dazu gehören unter anderem:
- Grundsteuer
- Wasser und Abwasser
- Heizung und Warmwasser
- Aufzug
- Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
- Schornsteinreinigung
- Versicherungen für das Gebäude, etwa die Gebäudeversicherung
- Hauswart
- Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss (auslaufend)
Nicht umlagefähig sind dagegen Kosten, die der Vermieter selbst tragen muss:
- Verwaltungskosten, zum Beispiel die Hausverwaltung
- Reparaturen und Instandhaltung
- Bankgebühren und Kosten für die Kontoführung
- Rücklagen für künftige Sanierungen
Taucht ein Posten wie „Reparatur Heizungsanlage" oder „Verwaltung" in eurer Abrechnung auf, lohnt sich genaueres Hinsehen. Solche Kosten dürfen nicht auf euch umgelegt werden.
Schritt 1: Die Abrechnung prüfen
Bevor ihr irgendetwas aufteilt, prüft die Abrechnung als WG gemeinsam. Diese Punkte solltet ihr abhaken:
- Frist eingehalten? Die Abrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei euch sein.
- Abrechnungszeitraum korrekt? Er darf höchstens zwölf Monate umfassen.
- Nur umlagefähige Kosten? Vergleicht die Posten mit der Liste oben.
- Verteilerschlüssel angegeben? Es muss nachvollziehbar sein, wie der Vermieter die Gesamtkosten des Hauses auf eure Wohnung umgerechnet hat, zum Beispiel nach Wohnfläche oder Personenzahl.
- Vorauszahlungen richtig abgezogen? Die Summe eurer monatlichen Vorauszahlungen muss von den Gesamtkosten abgezogen sein.
Findet ihr einen Fehler, habt ihr nach Erhalt der Abrechnung zwölf Monate Zeit, schriftlich Einwendungen zu erheben. Im Zweifel lohnt sich der Gang zum örtlichen Mieterverein, der die Abrechnung für Mitglieder prüft.
Schritt 2: Den WG-Anteil bestimmen
Hier kommt es auf eure Vertragssituation an:
- Ein gemeinsamer Mietvertrag für alle: Ihr seid alle Hauptmieter und die ganze Abrechnung gehört der WG. Das ist der Normalfall.
- Ein Hauptmieter mit Untermietern: Der Vermieter rechnet nur mit dem Hauptmieter ab. Dieser gibt die Kosten dann an die Untermieter weiter, so wie es im Untermietvertrag vereinbart ist.
In beiden Fällen gilt: Gegenüber dem Vermieter steht zunächst die Person oder die Gruppe gerade, die im Vertrag steht. Wie ihr die Kosten danach intern verteilt, ist eure Sache.
Schritt 3: Intern fair aufteilen
Steht der Betrag fest, geht es an die interne Aufteilung. Drei Modelle sind üblich:
- Gleichmäßig pro Kopf: Der einfachste Weg. Die Nachzahlung wird durch die Zahl der Mitbewohner geteilt. Das passt gut, wenn alle Zimmer ähnlich groß sind und ihr auch die Miete so teilt.
- Nach Zimmergröße: Wer das größere Zimmer hat, zahlt einen größeren Anteil. Sinnvoll vor allem bei flächenabhängigen Kosten wie Grundsteuer oder Gebäudeversicherung und wenn ihr auch die Miete nach Quadratmetern aufteilt.
- Nach Verbrauch: Bei Heizung und Warmwasser kann eine Aufteilung nach Verbrauch fairer sein, etwa wenn eine Person im Homeoffice den ganzen Tag heizt und andere kaum zu Hause sind. Sauber abbilden lässt sich das aber nur, wenn es Verbrauchszähler pro Zimmer gibt, was in WGs selten der Fall ist.
Unser Tipp: Teilt die Nachzahlung nach demselben Schlüssel wie die Miete. Wenn alle gleich viel Miete zahlen, teilt auch die Nebenkosten gleichmäßig. So bleibt das System für alle nachvollziehbar und ihr müsst nicht jedes Jahr neu diskutieren.
Ein Rechenbeispiel
Eine 3er-WG zahlt monatlich 240 Euro Nebenkostenvorauszahlung, zusammen also 2.880 Euro im Jahr. Die Jahresabrechnung weist tatsächliche Betriebskosten von 3.300 Euro aus. Die Differenz ist eine Nachzahlung von 420 Euro für die ganze WG.
Teilen die drei gleichmäßig, zahlt jede Person 140 Euro (420 Euro geteilt durch 3).
Wollen sie nach Zimmergröße abrechnen, sieht es anders aus. Angenommen, die Zimmer sind 12, 14 und 16 Quadratmeter groß, zusammen also 42 Quadratmeter. Dann ergibt sich:
| Zimmer | Fläche | Anteil | Nachzahlung |
|---|---|---|---|
| Anna | 12 m² | 28,6 % | 120 Euro |
| Ben | 14 m² | 33,3 % | 140 Euro |
| Carla | 16 m² | 38,1 % | 160 Euro |
Beide Varianten sind fair, solange die ganze WG vorher weiß, nach welchem Modell gerechnet wird.
Schritt 4: Was bei einem Mieterwechsel im Jahr gilt
In WGs zieht selten jemand genau zum Abrechnungsstichtag ein oder aus. Zieht jemand mitten im Abrechnungszeitraum ein oder aus, wird der Anteil normalerweise taggenau oder nach Wohnmonaten berechnet.
Beispiel: Die Nachzahlung für ein Zimmer beträgt 140 Euro für das ganze Jahr. Hat die Vorgängerin das Zimmer bis Ende April bewohnt und die Nachfolgerin ab Mai, trägt die Vorgängerin vier Zwölftel (etwa 47 Euro) und die Nachfolgerin acht Zwölftel (etwa 93 Euro).
Bei verbrauchsabhängigen Kosten wie Heizung wäre eine Zwischenablesung beim Auszug am genauesten. In der Praxis einigen sich die meisten WGs aber auf die einfachere Aufteilung nach Wohnmonaten. Wichtig ist, dass ihr die Kontaktdaten ausgezogener Mitbewohner aufbewahrt, denn die Abrechnung kommt oft erst Monate später.
Schritt 5: Nachzahlung sammeln oder Guthaben verteilen
Meist überweist eine Person den Gesamtbetrag an den Vermieter, oder er wird vom Konto des Hauptmieters abgebucht, und sie holt sich die Anteile von den anderen zurück. Genau hier entsteht in vielen WGs Chaos: Wer hat schon überwiesen, wer noch nicht, und wie viel war es noch mal?
An dieser Stelle hilft ein gemeinsames Tool. In Schuldnix tragt ihr die Nachzahlung einmal als Ausgabe ein, legt fest, wer ausgelegt hat und wie aufgeteilt wird, und die App rechnet aus, wer der zahlenden Person wie viel schuldet. Jede und jeder sieht den eigenen Saldo, und offene Beträge lassen sich mit möglichst wenigen Überweisungen ausgleichen.
Bei einem Guthaben läuft es genauso, nur umgekehrt: Der Betrag wird nach demselben Schlüssel auf alle verteilt, die im Abrechnungszeitraum in der WG gewohnt haben.
So bleibt die WG-Abrechnung dauerhaft stressfrei
Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist nur ein Teil der WG-Finanzen. Daneben fallen das ganze Jahr über laufende gemeinsame Ausgaben an: Lebensmittel, Putzmittel, Internet, der gemeinsame Streamingdienst. Wenn ihr diese Ausgaben ohnehin schon sauber in einem Tool erfasst, ist die Nebenkostenabrechnung am Jahresende nur noch ein weiterer Posten und kein Sonderfall.
Wie ihr die laufenden Kosten im Alltag fair organisiert, ohne Zettelchaos am Kühlschrank, lest ihr in unserem Artikel WG-Kosten fair aufteilen: 7 Tipps, die wirklich funktionieren.
Und wenn ihr direkt loslegen wollt: Mit Schuldnix erstellt ihr in einer Minute eine WG-Gruppe, ladet alle per Link ein und behaltet den Überblick über gemeinsame Ausgaben und Nachzahlungen. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, ohne Tracking und ohne Werbung.
Häufige Fragen
Der Vermieter schickt die Abrechnung an die Person oder die Gruppe, die im Mietvertrag steht. Sind alle Mitbewohner gemeinsame Hauptmieter, gilt die Abrechnung für die ganze WG. Bei einem Hauptmieter mit Untermietern bekommt nur der Hauptmieter die Abrechnung und gibt die Kosten gemäß Untermietvertrag weiter.
Am einfachsten und nachvollziehbarsten ist es, die Nachzahlung nach demselben Schlüssel wie die Miete zu teilen: gleichmäßig pro Kopf, wenn alle gleich viel Miete zahlen, oder nach Zimmergröße, wenn ihr die Miete nach Quadratmetern aufteilt. Wer nur einen Teil des Abrechnungszeitraums in der WG gewohnt hat, zahlt anteilig nach Wohnmonaten.
Umlagefähig sind nur die in der Betriebskostenverordnung genannten Betriebskosten, etwa Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Grundsteuer, Gebäudereinigung, Gartenpflege und die Gebäudeversicherung. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten sowie Reparaturen und Instandhaltung. Diese muss der Vermieter selbst tragen.
Der Vermieter muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Verschickt er die Abrechnung später, kann er in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein eventuelles Guthaben muss er euch jedoch trotzdem auszahlen.
Der Anteil wird taggenau oder nach Wohnmonaten aufgeteilt. Wer zum Beispiel vier von zwölf Monaten im Abrechnungszeitraum in der WG gewohnt hat, trägt vier Zwölftel des auf das Zimmer entfallenden Betrags. Hebt deshalb die Kontaktdaten ausgezogener Mitbewohner auf, denn die Abrechnung kommt oft erst Monate später.
Prüft zuerst Frist, Abrechnungszeitraum, die einzelnen Posten und die abgezogenen Vorauszahlungen. Entdeckt ihr einen Fehler, könnt ihr innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung schriftlich Einwendungen erheben. Bei Unsicherheit prüft der örtliche Mieterverein die Abrechnung für seine Mitglieder.