Kaffeekasse im Büro: Beitrag, Strichliste und faire Abrechnung

Auf der Maschine steht eine Blechdose mit einem Zettel: "Kaffeekasse, 50 Cent pro Tasse". Im Januar liegen 40 Euro drin, im März 12, im Juni kauft jemand zum dritten Mal Bohnen aus eigener Tasche und fragt in der Teamrunde, wer eigentlich noch einzahlt. Die zwei Teetrinker schweigen, weil sie seit Monaten den vollen Betrag zahlen, und die drei, die morgens zwei Tassen und nachmittags eine dritte trinken, haben die Dose seit Wochen nicht mehr bemerkt.

Dieser Artikel zeigt, wie eine Kaffeekasse anders läuft: was eine Tasse im Büro wirklich kostet, welches der drei üblichen Modelle zu welchem Team passt und wie ein Monat mit zehn Leuten, zwei Teetrinkern und drei Personen, die Einkäufe auslegen, komplett abgerechnet aussieht.

Die kurze Antwort

Eine Kaffeekasse ist ein gemeinsamer Topf im Büro für Bohnen, Milch, Tee und Pflegemittel. Wer mittrinkt, zahlt nach Verbrauch ein, eine Person kauft ein oder verteilt die Einkäufe, und einmal im Monat oder im Quartal wird abgerechnet.

Richtwerte pro Person und Monat:

Die vier Regeln, an denen sich alles entscheidet:

1. Bezahlt wird nach Verbrauch, nicht pro Kopf. Der Unterschied zwischen der Person mit drei Tassen am Tag und der mit einer Tasse zweimal pro Woche ist größer als bei jeder anderen Gemeinschaftskasse.
2. Teetrinker bekommen einen eigenen Betrag. Der volle Kaffeebeitrag für einen Teebeutel am Tag ist der schnellste Weg, eine Kasse zu verlieren.
3. Einkäufe werden eingetragen, nicht erinnert. Wer Bohnen kauft, notiert den Betrag direkt mit Beleg, sonst wird er nie erstattet.
4. Die Maschine ist Sache des Arbeitgebers. Wer im Team eine Maschine kauft, muss vorher regeln, wem sie gehört, wenn Leute gehen.

Was ist eine Kaffeekasse?

Eine Kaffeekasse ist die kleinste und langlebigste Form einer Gemeinschaftskasse. Sie funktioniert im Grundsatz wie eine Klassenkasse führen: Beiträge, Belege und faire Abrechnung oder eine Mannschaftskasse: Beiträge, Strafenkatalog und Abrechnung, unterscheidet sich aber in vier Punkten.

Die Beträge sind winzig. Eine Tasse kostet 20 Cent. Genau deshalb schreibt niemand etwas auf, und genau deshalb fällt erst nach Monaten auf, dass eine Person seit Januar 60 Euro Bohnen ausgelegt hat.

Der Verbrauch ist extrem ungleich. Bei einer Party oder einem Urlaub essen und trinken alle ungefähr gleich viel. Im Büro trinkt die eine Person 60 Tassen im Monat und die andere 10, und dazwischen sitzen Teetrinker und Leute, die gar nichts nehmen.

Die Gruppe ändert sich laufend. Neue Kolleginnen kommen, Praktikanten gehen, jemand wechselt in Teilzeit oder arbeitet drei Tage die Woche im Homeoffice. Eine Kaffeekasse hat keine Saison und kein Schuljahr, das sie sauber abschließt.

Sie läuft nie aus. Deshalb braucht sie einen festen Rhythmus für die Abrechnung, sonst wird sie irgendwann einfach eingestellt, meistens mit einem Minus bei der Person, die zuletzt eingekauft hat.

Was kostet eine Tasse Kaffee im Büro?

Bevor ihr einen Beitrag festlegt, rechnet einmal die Kosten pro Tasse aus. Das dauert fünf Minuten und beendet jede Diskussion darüber, ob 50 Cent zu viel sind.

Zwei Dinge fallen daran auf. Erstens sind 50 Cent pro Tasse bei einem Vollautomaten mehr als das Doppelte der tatsächlichen Kosten, die Dose auf der Maschine sammelt also meistens einen Überschuss, von dem niemand weiß, wem er gehört. Zweitens ist die Milch bei einem Vollautomaten kein Kleinkram: Bei einem Team, das überwiegend Cappuccino trinkt, macht sie ein Viertel der Kosten aus.

Nicht in der Rechnung stehen Maschine, Strom und Wasser. Die trägt in aller Regel der Arbeitgeber, und das ist auch richtig so, dazu unten mehr.

Pauschale, Strichliste oder Stufen: die drei Modelle

Gleiche Pauschale für alle

Jede Person, die mittrinkt, zahlt denselben Betrag pro Monat. Das ist das einfachste Modell und das häufigste.

Passt, wenn alle ungefähr gleich viel trinken, etwa in einem kleinen Team, in dem alle an denselben Tagen im Büro sind.

Scheitert, wenn der Verbrauch stark schwankt. Dann zahlen die Wenigtrinker den Kaffee der Vieltrinker mit, und nach ein paar Monaten steigen sie aus. Dadurch steigt die Pauschale für den Rest, und der nächste steigt aus.

Strichliste pro Tasse

Neben der Maschine hängt eine Liste mit Namen, jede Tasse gibt einen Strich. Am Monatsende werden die Striche mit dem Preis pro Tasse multipliziert.

Passt, wenn der Verbrauch sehr unterschiedlich ist und das Team die Disziplin hat, wirklich jede Tasse einzutragen.

Scheitert, wenn Striche vergessen werden. Das passiert nicht aus Absicht, sondern um 8 Uhr morgens mit einer Tasse in der einen und dem Laptop in der anderen Hand. Die Liste deckt dann regelmäßig nur 80 Prozent der Kosten, und die Person, die einkauft, trägt den Rest.

Stufenpauschale

Es gibt drei oder vier feste Beträge, etwa für viel, normal und wenig, plus einen für Tee. Jede Person ordnet sich einmal selbst ein und korrigiert das, wenn sich etwas ändert.

Passt, wenn der Verbrauch unterschiedlich ist, aber niemand eine Liste führen will. Das ist in den meisten Büros der Fall.

Scheitert, wenn sich viele zu niedrig einordnen. Das fällt aber bei der monatlichen Abrechnung sofort auf, weil die Einnahmen die Kosten nicht decken, und lässt sich mit einem kurzen Satz in der Teamrunde beheben.

Beispielrechnung: ein Monat mit zehn Leuten

Ein Team von zehn Personen teilt sich einen Vollautomaten, den die Firma gestellt hat. Die Kasse bezahlt Bohnen, Milch, Tee und Pflegemittel. Der Monat hat 20 Arbeitstage, aber nicht alle sind jeden Tag im Büro.

Der Verbrauch:

Die Kosten:

Der Kaffee allein kostet 62,00 Euro für 318 Tassen, also knapp 20 Cent pro Tasse. Der Tee kostet 7,00 Euro für zwei Personen.

Dieselben 69 Euro in den drei Modellen:

Bei der Stufenpauschale gelten vier Beträge: viel 11 Euro, normal 6,50 Euro, wenig 3 Euro, Tee 3,50 Euro.

Was die Tabelle zeigt: Bei der gleichen Pauschale zahlt Anna 11,5 Cent pro Tasse und Hanna 69 Cent, also sechsmal so viel für denselben Kaffee. Ilka und Jan zahlen fast das Doppelte ihres Tees. Die Strichliste liefert mit 1,60 Euro einen kleinen Überschuss, weil auf 20 Cent aufgerundet wurde. Das ist gewollt, denn er fängt vergessene Striche und die nächste Preiserhöhung bei den Bohnen ab. Die Stufenpauschale landet fast auf denselben Beträgen wie die Strichliste, ohne dass jemand einen einzigen Strich machen muss.

Wer hat eingekauft? In der Praxis liegt das Geld nicht vorher in einer Dose, sondern drei Leute haben ausgelegt: Bernd die Bohnen für 40,00 Euro, Elif die Milch für 15,40 Euro und Greta Tee und Pflegemittel für 13,60 Euro. Mit der Stufenpauschale ergibt sich dieser Saldo:

Plus und Minus ergeben auf beiden Seiten 45,00 Euro, so muss es sein. Ausgeglichen wird das mit acht Überweisungen: Anna, Canan, Ilka und Jan zahlen an Bernd (zusammen 29,00 Euro), Dirk zahlt 6,50 Euro an Elif, Frank 6,50 Euro an Greta, und Hanna teilt ihre 3,00 Euro auf: 2,40 Euro an Elif und 0,60 Euro an Greta.

Acht Überweisungen für 69 Euro im Monat sind zu viel Aufwand. Daraus folgt die wichtigste praktische Regel dieses Artikels: monatlich eintragen, vierteljährlich ausgleichen. Wer Einkäufe laufend notiert und nur alle drei Monate abrechnet, hat dieselbe Zahl an Überweisungen für den dreifachen Betrag, und die 60 Cent von Hanna an Greta verschwinden im Quartalssaldo. Wie so ein Ausgleich mit möglichst wenigen Zahlungen funktioniert, steht ausführlich in Wer schuldet wem was? Schulden in der Gruppe einfach berechnen, und für eine schnelle Rechnung gibt es den Schuldenrechner: Wer schuldet wem was in der Gruppe?.

Teetrinker, Homeoffice, Teilzeit und Gäste

Teetrinker. Ein Teebeutel kostet 5 bis 15 Cent, dazu kommt etwas Strom für den Wasserkocher, den ohnehin die Firma zahlt. Ein eigener Teebetrag von 2 bis 4 Euro im Monat ist fair. Nimmt jemand Milch in den Tee, sind es eher 4 Euro.

Homeoffice und Teilzeit. Bei der Strichliste regelt sich das von selbst. Bei einer Pauschale muss es geregelt werden: Wer nur zwei Tage die Woche im Büro ist, zahlt die Hälfte oder ordnet sich in der Stufenpauschale eine Stufe tiefer ein. Wer mehrere Wochen am Stück nicht da ist, etwa im Urlaub oder in Elternzeit, zahlt für diese Zeit nichts.

Praktikanten und Werkstudenten. Üblich ist, sie für die ersten ein bis zwei Wochen einzuladen und dann regulär einzubeziehen. Wer nur einen Monat bleibt, wird oft ganz eingeladen. Das ist eine Entscheidung des Teams, sie sollte aber einmal getroffen werden und nicht jedes Mal neu.

Gäste und Kundschaft. Kaffee für Besucher ist Bewirtung und gehört nicht in die Kasse des Teams. Wenn regelmäßig Kundschaft oder Bewerber aus eurer Maschine trinken, sprecht die Firma darauf an, entweder für einen festen Zuschuss oder für eine Übernahme der Bohnen.

Leute, die nichts trinken. Zahlen nichts und werden auch nicht gebeten, "aus Solidarität" etwas beizutragen. Eine Kaffeekasse ist keine Teamkasse.

Wer bezahlt die Maschine?

Die Maschine ist der mit Abstand größte Einzelposten. Ein brauchbarer Vollautomat für ein Team von zehn Personen kostet 600 bis 1.200 Euro, dazu kommen Reparaturen.

Am besten zahlt sie der Arbeitgeber. Für die Beschäftigten ist das in aller Regel steuerfrei: Getränke, die im Betrieb zum Verbrauch bereitgestellt werden, gelten nach den Lohnsteuerrichtlinien als Aufmerksamkeit und nicht als Arbeitslohn. Viele Firmen übernehmen deshalb nicht nur die Maschine, sondern auch die Bohnen, und die Kaffeekasse deckt nur noch Milch, Tee und Extras. Fragt, bevor ihr sammelt.

Wenn das Team selbst kauft, regelt vor dem Kauf drei Dinge schriftlich, eine kurze Nachricht in der Teamgruppe genügt:

1. Wem gehört die Maschine? Der Einfachheit halber der Kaffeekasse, nicht einzelnen Personen.
2. Was passiert beim Ausscheiden? Anteile werden nicht zurückgezahlt. Wer 90 Euro für eine Maschine gezahlt und sie zwei Jahre genutzt hat, hat seinen Anteil verbraucht.
3. Wer zahlt Reparaturen? Die Kasse, und dafür gibt es einen kleinen Aufschlag auf den monatlichen Beitrag.

Eine Alternative, die spätere Diskussionen fast ganz vermeidet: Eine Person streckt den Kaufpreis vor, und die Kasse zahlt ihn über einen festen Aufschlag in 24 Monatsraten zurück. Bei 900 Euro und zehn Leuten sind das 3,75 Euro pro Person und Monat. Wer mittendrin geht, hat für die Zeit bezahlt, in der er getrunken hat, und wer neu kommt, zahlt ab dann mit.

Bar, Konto oder App: wie die Kasse geführt wird

Die Blechdose. Funktioniert nur, solange eine Person regelmäßig nachzählt und einkauft. Bargeld ist im Büro unpraktisch geworden, kaum jemand hat Münzen dabei, und eine Dose auf der Maschine ist für jeden erreichbar, der vorbeikommt. Außerdem gibt es keinen Beleg, wer eingezahlt hat.

Überweisung an eine Person. Eine Person führt die Kasse, alle zahlen per Dauerauftrag oder einmal im Quartal auf ihr Konto. Das ist sauber, solange diese Person auch alle Einkäufe macht. Sobald andere zwischendurch Milch mitbringen, muss sie ihnen das Geld zurücküberweisen, und dann laufen zwei Buchhaltungen nebeneinander.

Eine gemeinsame Ausgabenliste. Jede Person trägt ihren Einkauf direkt beim Bezahlen ein, am Ende des Quartals werden die Anteile gegen die Auslagen gerechnet. Dafür reicht eine geteilte Tabelle. In Schuldnix legt ihr stattdessen eine Gruppe für die Kaffeekasse an, fotografiert den Kassenbon beim Einkauf und seht jederzeit, wer wem wie viel schuldet. Die Stufenpauschale bildet ihr dort ab, indem ihr jede Ausgabe nach Anteilen statt gleich aufteilt.

Egal welches Modell: Einmal im Quartal gibt es einen Kassensturz, und das Ergebnis geht mit drei Zahlen an alle: Einnahmen, Ausgaben, Stand. Mehr braucht es nicht.

Zugänge, Abgänge und Restgeld

Neue Kolleginnen und Kollegen steigen zum nächsten Monat ein, nicht rückwirkend. Wer mitten im Monat anfängt, trinkt die ersten Wochen auf Kosten der Kasse, das ist ein Willkommen und keine Buchhaltungsfrage.

Wer geht, rechnet den letzten Monat noch mit ab. Hat die Person für ein Quartal im Voraus gezahlt, wird der Rest anteilig erstattet. Oft wird er stattdessen, mit ihrem Einverständnis, in das Abschiedsgeschenk gesteckt. Wie so eine Sammlung fair läuft, steht in Gemeinschaftsgeschenk: Geld sammeln und fair aufteilen.

Überschuss. Ein kleiner Puffer von 10 bis 20 Euro ist sinnvoll, weil Bohnen nicht jeden Monat gleich viel kosten und immer jemand einen Strich vergisst. Wächst der Puffer über einen Monatsbedarf hinaus, senkt ihr den Beitrag für einen Monat oder kauft gemeinsam etwas für die Küche. Nicht sinnvoll ist, den Überschuss stehen zu lassen, bis niemand mehr weiß, wem er eigentlich gehört.

Fehlbetrag. Deckt die Kasse die Kosten zwei Monate hintereinander nicht, liegt es fast immer an einem von drei Gründen: gestiegene Preise, zu niedrige Selbsteinordnung in der Stufenpauschale oder Leute, die trinken, aber nicht zahlen. Die ersten beiden löst eine Anpassung der Beträge. Der dritte gehört in ein kurzes, direktes Gespräch mit der Person und nicht auf einen Zettel an der Maschine. Formulierungen, die dabei helfen, stehen in Geld von Freunden zurückfordern, ohne dass es awkward wird.

Fünf Fehler, an denen Kaffeekassen scheitern

Gleiche Pauschale bei ungleichem Verbrauch. Der häufigste Fehler und der teuerste, weil er die Wenigtrinker aus der Kasse treibt und den Beitrag für alle anderen erhöht.

Teetrinker zahlen den Kaffeepreis. Sie sagen selten etwas, sie hören nur irgendwann auf zu zahlen.

Einkäufe werden nicht eingetragen. Die Person, die am häufigsten einkauft, ist nach einem halben Jahr mit 50 bis 100 Euro im Minus, ohne es genau beziffern zu können.

Es gibt keinen festen Abrechnungsrhythmus. Ohne Kassensturz im Quartal wird die Kasse nicht abgerechnet, sondern irgendwann eingestellt, meist mit einem Verlust bei der letzten einkaufenden Person.

Die Maschine wurde gemeinsam gekauft, ohne Regel. Spätestens wenn die erste Person geht und ihren Anteil zurückhaben will, wird aus einer Kaffeemaschine eine Grundsatzfrage.

Fazit

Eine Kaffeekasse ist die kleinste Gemeinschaftskasse, die es gibt, und gerade deshalb die, die am häufigsten still eingeht. Drei Entscheidungen verhindern das: ein Modell, das den ungleichen Verbrauch abbildet, meistens die Stufenpauschale, ein eigener Betrag für Teetrinker und ein fester Abrechnungsrhythmus, am besten vierteljährlich.

Wenn mehrere Leute im Wechsel einkaufen, ist die Kaffeekasse keine Dose mehr, sondern eine kleine Verrechnung zwischen zehn Personen. Wer die Einkäufe laufend einträgt, statt sie zu erinnern, braucht am Quartalsende fünf Minuten für die Abrechnung und keine Diskussion in der Teamrunde.