Partykasse: Kosten für Feiern fair aufteilen

Vier Wochen nach dem Sommerfest hat immer noch niemand die Getränkerechnung bezahlt. Anna hat die Raummiete überwiesen, Ben zwei Einkaufswagen voll Bier und Wein bezahlt, Clara das Essen, und irgendwo liegt noch ein Beleg für Becher und Eis. Alle sagen, sie geben das zurück. Passiert ist bisher nichts.

Dieser Artikel zeigt, wie eine Partykasse funktioniert, welche drei Modelle es gibt und für welche Art von Feier sich welches eignet. Am Ende steht eine komplette Beispielrechnung für ein Sommerfest mit 25 Gästen, einmal als Kasse im Voraus und einmal als Abrechnung danach.

Die kurze Antwort

Eine Partykasse ist ein gemeinsamer Topf für alle Kosten einer Feier. Alle zahlen denselben Betrag ein, daraus werden Getränke, Essen, Raum und Deko bezahlt, und am Ende wird einmal offen abgerechnet.

Als Richtwert pro Person:

Die drei Modelle in einem Satz:

1. Kasse im Voraus. Alle zahlen vor der Feier ein, eine Person kauft davon ein. Am wenigsten Aufwand, braucht aber Vorlauf.
2. Auslegen und danach abrechnen. Mehrere Personen kaufen ein, die Kosten werden hinterher verrechnet. Am flexibelsten, braucht Disziplin beim Belegesammeln.
3. Offene Kasse vor Ort. Eine Box steht auf dem Tisch, alle werfen ein. Nur für kleine Runden geeignet, weil selten genug zusammenkommt.

Die wichtigste Regel steht in keiner der drei Varianten: Der Modus gehört in die Einladung, nicht ans Ende des Abends. Fast jeder Streit ums Geld nach einer Feier entsteht daran, dass unterschiedliche Leute unterschiedliche Annahmen hatten.

Was ist eine Partykasse?

Eine Partykasse ist eine gemeinsame Kasse mit sehr kurzer Laufzeit. Sie funktioniert wie eine Urlaubskasse oder eine Haushaltskasse, nur eben für einen einzigen Abend statt für zwei Wochen oder für jeden Monat.

Drei Dinge unterscheiden sie von der spontanen Sammelaktion am Abend:

Sie hat einen festen Betrag. Nicht "jeder wirft was rein", sondern 20 Euro pro Person. Ein fester Betrag verhindert, dass am Ende die Hälfte der Kosten an drei Leuten hängen bleibt.

Sie hat eine verantwortliche Person. Jemand führt die Kasse, kauft ein und sammelt die Belege. Das ist keine Machtfrage, sondern verhindert doppelte Einkäufe und vergessene Posten.

Sie wird abgerechnet. Nach der Feier steht einmal auf dem Tisch, was zusammenkam, was ausgegeben wurde und was übrig ist. Auch wenn null übrig ist.

Der Begriff Eventkasse meint dasselbe, wird aber eher benutzt, wenn eine Gruppe gemeinsam etwas veranstaltet, bei dem auch Fixkosten anfallen: Vereinsfest, Firmenfeier im kleinen Kreis, Junggesellenabschied, Festivalgruppe.

Modell 1: Kasse im Voraus

Alle zahlen vor der Feier einen festen Betrag, eine oder zwei Personen kaufen davon ein.

Passt, wenn: die Gästeliste feststeht, es einen Vorlauf von mindestens einer Woche gibt und die Gruppe sich kennt.

So geht es praktisch: Betrag festlegen, Frist nennen ("bis Mittwoch"), an einer Stelle sammeln. Danach kauft die kassenführende Person ein und hebt alle Belege auf.

Der wichtigste Punkt ist der Betrag selbst. Zu niedrig angesetzt heißt, dass hinterher doch jemand nachschießen muss, und genau das wollte die Kasse verhindern. Rechnet lieber großzügig und zahlt zurück. Ein Aufschlag von etwa 15 Prozent auf die geschätzten Kosten ist ein guter Puffer.

Der zweite Punkt ist die Frist. Wer erst am Abend zahlt, zahlt oft gar nicht. Der Einkauf soll vom Geld der anderen bezahlt werden, nicht von der Vorkasse einer Einzelperson.

Nachteil: Absagen. Wenn fünf von 25 Personen kurzfristig absagen, ist bereits für 25 eingekauft. Legt vorher fest, ob eingezahltes Geld bei Absage zurückgeht. Eine faire Regel: bis 48 Stunden vorher ja, danach nicht mehr, weil dann schon eingekauft ist.

Modell 2: Auslegen und danach abrechnen

Mehrere Personen kaufen ein, was in ihren Bereich fällt, und alles wird nach der Feier gegeneinander verrechnet.

Passt, wenn: die Feier kurzfristig entsteht, sich die Gästezahl noch ändert oder mehrere Leute ohnehin einkaufen.

So geht es praktisch: Vorher grob aufteilen, wer welchen Posten übernimmt, damit nicht drei Leute Chips kaufen und niemand Eis. Danach zählt nur eins: Jeder Beleg muss an einer Stelle landen, mit Betrag und Name der Person, die bezahlt hat.

Genau daran scheitert dieses Modell in der Praxis. Nicht am Rechnen, sondern daran, dass eine Woche später niemand mehr weiß, ob der Getränkemarkt nun 118 oder 138 Euro gekostet hat. Wer Ausgaben direkt beim Bezahlen einträgt, hat dieses Problem nicht: In Schuldnix legt ihr eine Gruppe für die Feier an, jede Person trägt ihre Auslage sofort ein oder fotografiert den Bon, und die App zeigt jederzeit, wer wem wie viel schuldet.

Vorteil gegenüber Modell 1: Es wird exakt abgerechnet, niemand zahlt zu viel, und die Gästezahl darf sich bis zum Schluss ändern.

Nachteil: Jemand muss vorstrecken, manchmal mehrere hundert Euro. Und nach der Feier muss noch etwas passieren, während bei Modell 1 alles schon erledigt ist.

Modell 3: Offene Kasse vor Ort

Eine Box oder ein Glas steht auf dem Tisch, alle werfen etwas ein.

Passt für: kleine, spontane Runden bis etwa zehn Personen, bei denen es um überschaubare Beträge geht.

Passt nicht für: alles, was mehr als 150 Euro kostet. Bei einer offenen Kasse kommt erfahrungsgemäß deutlich weniger zusammen als nötig, weil niemand weiß, was ein angemessener Beitrag wäre, und weil spät eintreffende Gäste die Kasse gar nicht mehr sehen.

Wenn ihr diese Variante wählt, macht wenigstens den erwarteten Betrag sichtbar. Ein Zettel mit "Getränke: 10 Euro pro Person" an der Box verdoppelt die Einnahmen gegenüber einer Box ohne Beschriftung. Das ist keine Unhöflichkeit, sondern eine Information, die die Gäste ohnehin gerne hätten.

Beispielrechnung: Sommerfest mit 25 Gästen

Vier Freundinnen und Freunde organisieren ein Sommerfest im Gemeindesaal. 25 Personen sagen zu, Getränke und Essen kommen aus der gemeinsamen Kasse.

705 Euro geteilt durch 25 Personen ergibt 28,20 Euro pro Kopf.

Variante A: Kasse im Voraus

Der Beitrag wird auf 30 Euro gerundet, was zugleich als Puffer dient.

45 Euro bleiben übrig, also 1,80 Euro pro Person. Bei diesem Betrag lohnt die Rückzahlung nicht. Sinnvoller ist, ihn für die Reinigung des Saals einzuplanen oder als Startgeld für die nächste Feier stehen zu lassen. Entscheidend ist nur, dass es gesagt wird.

Variante B: Auslegen und danach abrechnen

Hier hat niemand vorher eingezahlt. Die vier Organisierenden haben die Posten untereinander aufgeteilt und ausgelegt:

Die 21 Gäste zahlen zusammen 592,20 Euro ein, und exakt dieselbe Summe geht an die vier zurück, die ausgelegt haben.

Auffällig ist die Zahl der nötigen Überweisungen: naiv gerechnet müsste jeder der 21 Gäste an jede der vier Personen etwas überweisen, also 84 Zahlungen. Tatsächlich reichen 21, wenn jeder Gast seinen kompletten Anteil an genau eine der vier Personen zahlt und diese sich untereinander ausgleichen. Wie diese Reduktion funktioniert, steht in Wer schuldet wem? Schulden in der Gruppe einfach berechnen. Wer die Zahlen nur schnell durchrechnen will, trägt sie in den Schuldenrechner ein.

Und wenn nicht alle Alkohol trinken?

Von den 260 Euro Getränkekosten entfallen 165 Euro auf Bier, Wein und Spirituosen, 95 Euro auf Wasser und Softdrinks. Sechs der 25 Gäste trinken keinen Alkohol.

Knapp neun Euro Unterschied. Das ist genug, um es zu machen, und wenig genug, um es nicht kompliziert werden zu lassen. In der Praxis rundet man auf zwei Stufen: 30 Euro und 22 Euro.

Wer zahlt was: die drei üblichen Grenzfälle

Das Geburtstagskind. Bei einer Feier bis etwa 15 Gästen ist es üblich, dass die feiernde Person einlädt und alles zahlt. Darüber hinaus hat sich die Mischform durchgesetzt: Die Fixkosten wie Raum, Deko und Anlage übernimmt das Geburtstagskind, Getränke und Essen laufen über eine Kasse. Wer sich unsicher ist, formuliert es in der Einladung so, dass niemand nachfragen muss: "Raum und Musik gehen auf mich, für Getränke sammeln wir 15 Euro pro Person ein."

Gäste, die nur kurz da sind. Eine Person kommt für eine Stunde vorbei und geht wieder. Voller Beitrag wirkt unfair, kein Beitrag auch. Praktikabel ist eine einzige Grenze, etwa: Wer weniger als zwei Stunden bleibt, zahlt den halben Beitrag. Feiner aufzuschlüsseln lohnt sich nicht.

Mitgebrachte Getränke. Wer eine Kiste Bier mitbringt, hat schon bezahlt. Rechnet solche Sachspenden zum Einkaufspreis gegen den Beitrag auf, oder legt vorher fest, dass Mitgebrachtes zusätzlich ist und nicht angerechnet wird. Beides ist fair, nur die stillschweigende Annahme ist es nicht, weil jede Person eine andere hat.

Fünf Fehler, die eine Feier teuer machen

Der Betrag wird erst am Abend genannt. Dann sitzen Leute da, die mit einem kostenlosen Abend gerechnet haben, und ein Teil von ihnen zahlt nicht. Der Modus gehört in die Einladung.

Eine Person legt alles aus. Bei 700 Euro Gesamtkosten sind das 700 Euro Vorkasse und danach 24 Gespräche über Geld. Verteilt die Einkäufe auf mehrere Leute, dann verteilt sich auch das Nachfassen.

Belege werden nicht gesammelt. Ohne Beleg wird geschätzt, und geschätzt wird nach unten. Fotografiert jeden Bon direkt an der Kasse, dann ist er sicher.

Der Puffer fehlt. Es kommen fast immer mehr Leute als zugesagt, es fehlt fast immer Eis, und die Reinigung des Raums war fast nie eingeplant. Kalkuliert 15 Prozent Aufschlag.

Es wird nie abgeschlossen. Der häufigste Fehler überhaupt. Zwei Wochen später weiß niemand mehr genau, wer eingezahlt hat, und die Sache versandet zulasten der Leute, die ausgelegt haben. Setzt euch eine Frist von einer Woche nach der Feier. Falls das Nachfassen unangenehm wirkt, hilft Geld von Freunden zurückfordern, ohne dass es awkward wird mit konkreten Formulierungen.

Fazit

Eine Partykasse ist wenig Aufwand und spart viel Diskussion. Für die meisten Feiern reicht diese Reihenfolge: Kosten grob schätzen, 15 Prozent Puffer dazu, durch die Zahl der Zusagen teilen, den Betrag auf einen glatten Wert runden und ihn in die Einladung schreiben.

Ob ihr im Voraus einsammelt oder hinterher abrechnet, hängt vor allem am Vorlauf. Steht die Gästeliste eine Woche vorher fest, ist die Kasse im Voraus die bequemere Variante. Entsteht die Feier spontan oder ändert sich die Zahl der Gäste noch, legt lieber aus und rechnet danach ab.

Für den zweiten Fall braucht es nur eine Stelle, an der alle Auslagen zusammenlaufen. In Schuldnix legt ihr dafür eine Gruppe für die Feier an, jede Person trägt ihre Ausgaben direkt beim Bezahlen ein, und nach dem Fest steht in der App, wer wem wie viel schuldet, mit der kleinstmöglichen Zahl an Überweisungen. Kostenlos, werbefrei und auf Servern in Deutschland.